プライバシーポリシー

定義

本節では、本プライバシーポリシーで使用する主要な用語の定義を示します。事例や典型的なシナリオを交えて、実務での適用方法が分かるように説明しています。具体的なケースを参照することで、どのデータがどのように扱われるかを明確にします。

個人データとは、識別された、または識別可能な自然人に関する情報を指します。例として氏名、連絡先、住所、本人確認書類の写し、または活動履歴が含まれます。不動産購入支援のケースでは、契約書作成や登記手続きを行うために必要な情報を収集します。
処理とは、個人データの収集、保存、利用、提供、破棄などのあらゆる操作を指します。実務シナリオでは、購入希望者の情報を基に書類作成、第三者（登記機関や経営機関）との連携、進捗管理を行う場合の一連の手続きが該当します。
ユーザーとは、FlatHomeHubのサービス（ウェブサイト、問い合わせフォーム、相談予約等）を利用する個人または法人を指します。ケース例：マンション購入を検討するAさんが相談予約フォームに必要事項を入力すると、Aさんは本ポリシー上のユーザーとなります。
サービスとは、FlatHomeHubが提供するマンション・アパート購入に関する法的支援、契約書レビュー、登記手続きサポート、相談窓口などの総称です。実践的なケーススタディを通じて、各サービスでどのデータがどのように使用されるかを説明します。
クッキーとは、ウェブサイト閲覧時にユーザー端末に保存される小さなデータ片で、利用状況の分析やセッション管理に使用します。事例：物件検索履歴を一時的に保持して、再訪時にスムーズに前回の検索条件を再現する機能などに用います。

データ収集について

FlatHomeHubは、サービス提供のために必要な範囲でのみデータを収集します。以下では、ユーザー自身が提供する情報、自動的に収集される情報、第三者から受領する情報に分類して具体的な事例と用途を示します。

ユーザーが提供する情報

ユーザーがフォーム入力や書類提出を通じて提供する情報は、契約書作成や登記準備、問い合わせ対応のために利用します。以下に代表的な項目と、それぞれの実務上の用例を記します。

氏名・住所・連絡先（例：〒950-0042 新潟県新潟市東区東臨港町1丁目3番地に関する送付先情報や電話連絡のために使用）
本人確認情報（運転免許証やマイナンバー等の写し。登記や正式契約のために必要な場合に限り、安全に保管）
物件・契約に関する情報（購入希望物件、希望条件、過去の契約書コピー等。事例：契約条項のチェックやリスク説明に利用）
決済・経営情報（銀行口座情報や支払い履歴。登記費用や手数料の精算に必要な範囲で取り扱い）
相談履歴・問い合わせ内容（メールやチャット、面談メモ。過去のケースを参照して類似事例の手続きに活用）
同意履歴・契約書類の同意記録（手続きの正当性を示すために保存。例：重要事項説明への同意日時）

自動収集される情報

当サイトでは、サービス向上や不正検知のために自動的に取得する情報があります。これらは匿名化や集計処理を行い、個々の事例対応や統計分析に活用します。

アクセスログ（ページ閲覧履歴、アクセス日時、使用ブラウザ） — ユーザー行動を分析し、よくある相談パターンのケーススタディ改善に利用
IPアドレス・デバイス情報 — セキュリティ上の異常検知や不正利用防止のために一時的に記録
クッキー情報（セッションIDや設定情報） — 利便性向上のための再訪時の同一性維持に活用
エラーログ・システムパフォーマンス情報 — サービス提供上のトラブル解析に利用
位置情報（ユーザーが許可した場合のみ） — 物件紹介の精度向上や現地案内のケースで活用
分析用統計データ（集計済みのユーザー属性） — 事例研究やサービス改善のための内部分析に利用

第三者から受領する情報

活動先、不動産業者、経営機関、登記機関などの正当な業務提携先から受け取る情報は、手続き完了のために必要な範囲でのみ利用します。受領する情報の具体例と事例利用方法を示します。

不動産仲介業者からの物件情報および既往の契約書コピー（物件の権利関係確認のために使用）
経営機関からの与信確認情報（ローン手続きの実務的な進行管理に使用）
登記機関への提出・受領書類（登記完了の確認や必要書類の照合に利用）

利用目的

収集したデータは、法的支援サービスの提供、契約書作成、登記、問い合わせ対応、サービス改善などの目的で利用します。以下に具体的な利用目的と、代表的な事例を示します。

サービス提供のための本人確認と契約処理（事例：購入契約締結前の身元確認と必要書類の照合）
契約書作成・レビューおよび登記手続きの補助（事例：所有権移転登記に必要な情報整理）
問い合わせ対応および相談履歴の管理（事例：過去の相談ケースを参照して類似事例の手続き方針を提示）
支払い処理と請求・清算業務（事例：手数料や登記費用の精算処理）
サービス向上のための分析・統計処理（事例：よくある契約トラブルを抽出してサービス改善に反映）
不正利用防止・セキュリティ対策（事例：同一IPからの短時間大量操作を検知して調査）
法令に基づく対応や行政・司法機関からの正当な照会への対応（事例：捜査機関からの正式な照会に対する必要な情報提供）
ユーザーに関連する注意喚起や重要なお知らせの通知（事例：システムメンテナンスや法改正に伴う手続き変更の案内）

データ処理の根拠

FlatHomeHubは、個人情報の取り扱いについて、契約履行や法的義務の履行、正当な関心などの法的根拠に基づいて処理を行います。各根拠は具体的な事例に照らして明確にします。

契約履行のため（例：購入手続き、登記申請、契約書作成）
法的義務の履行のため（例：税務関連書類の提出、司法・行政機関からの正当な照会対応）
正当なメリット（事業運営や不正防止、サービス改善のために必要な範囲での処理）
ユーザーの明示的な同意がある場合（例：マーケティング情報の配信等）

クッキー（Cookies）について

当サイトはユーザーの利便性向上や解析のためにクッキーを使用します。クッキーの種類や管理方法を具体的な利用シナリオに沿って説明します。

クッキーにはセッションクッキー（一時的なセッション維持用）と永続クッキー（設定保存や再訪問時の利便性向上用）があります。物件検索でのフィルタ設定保持などのケースに利用されます。

カテゴリ別には、必須クッキー（サイト機能維持）、機能性クッキー（ユーザー設定保持）、分析・統計クッキー（行動解析）、広告関連クッキー（第三者広告配信）があります。FlatHomeHubでは広告関連は必要最小限に留めています。

ブラウザ設定でクッキーを拒否または削除することができます。ただし、拒否した場合は一部機能（セッション管理やフォーム入力の保存）が利用できなくなることがあります。管理手順は主要ブラウザのヘルプを参照してください。

詳細はクッキーポリシーのページをご覧ください。

データの共有について

FlatHomeHubは、ユーザーの同意または法的根拠がある場合に限り、第三者とデータを共有します。以下は共有の典型的な相手先と目的を、実務ケースとともに示したものです。

国際的なデータ移転

必要に応じて、業務委託先やサービス提供の都合で国境を越えてデータを送信することがあります。その際は適用法令に従い、適切な保護措置を講じます。実務ケースとして、海外の解析ベンダーに匿名化した分析データを送付することがあります。

海外移転時には、標準契約条項や適切な技術的・組織的措置（暗号化、アクセス制御、委託先との契約条項）を適用し、データ保護水準を維持します。具体例：匿名化・仮名化の上で解析用ファイルを送付します。

データ保持について

FlatHomeHubは、業務上必要な期間および法令で定められた期間に従って個人データを保持します。保持期間はデータの種類と利用目的に基づき設定し、不要になったデータは安全に削除します。

アカウント情報は、利用規約に基づく関係が継続する期間中保持します。解約や利用停止後、法令で定められた保存期間を経て削除します。

問い合わせ履歴や相談メモは、適切なサポートのために一定期間保存します。過去の類似ケース参照が必要な場合は事例として参照しますが、不要になった情報は削除します。

アクセスログや監査ログは、セキュリティ対策および不正調査のための必要最小限の期間保持します。定期的にログのレビューと削除を実施しています。

不要となった個人データは、安全な方法で消去または破棄します。法令により保存義務がある場合は、当該期間終了後に適切に削除します。

安全管理措置

FlatHomeHubは、個人データを安全に管理するために技術的・組織的措置を実施しています。具体的な対策は下記のとおりで、事例に基づく運用手順を定め、定期的に見直しています。

アクセス制御と認証：必要な職員のみが必要なデータにアクセスできる権限管理を実施。実務ケース：登記資料は担当者のみ閲覧可能とし、アクセスログを記録。
データの暗号化と通信保護：保存データおよび送信データには暗号化を適用。例：契約書の送付時はパスワード付ファイルやTLSを使用。
定期的な監査と教育：内部監査、外部監査、従業員への個人情報保護教育を実施し、運用上の不備をケーススタディとして改善

ユーザーの権利

ユーザーは、自身の個人データに関してアクセス、訂正、削除等の権利を有します。以下に具体的な権利と、申請時の典型的な対応プロセスを示します。

アクセス権（保有する個人データの開示請求） — 事例：過去の相談内容の開示申請に対して所定の手続きを案内
訂正権（不正確なデータの修正請求） — 事例：氏名や住所が誤って登録された場合の修正対応
削除権（利用目的が終了したデータの消去請求） — 事例：サービス退会後の個別データ削除の申請手続き
処理制限の権利（特定の処理を停止する申請） — 事例：分析目的での利用停止を希望する場合の申請方法
異議申し立て権（当社の処理に対する異議） — 事例：マーケティングメール配信に関する異議申立て対応
データポータビリティ（構造化された形式でのデータ受領） — 事例：自身の契約履歴を他のサービスに移転したい場合の手続き
同意の撤回（同意に基づく処理の停止） — 事例：マーケティング用メール配信の同意撤回手続き
苦情申立て（監督機関への相談案内） — 事例：当社対応に不満がある場合の監督機関への連絡方法の案内

権利行使の申請方法

権利行使を希望される場合は、下記の連絡先に必要事項（氏名、連絡先、要求内容、本人確認書類等）を記載してご連絡ください。要請の内容に応じて、追加の情報または本人確認をお願いする場合があります。事例に基づいた申請フォームを用意し、手続きの透明性を確保しています。

[email protected]

申請受領後、可能な限り速やかに対応します。通常は30日以内に初期対応を行い、複雑な案件や法的確認が必要な場合は適宜連絡のうえ対応期間を調整します。ケースとして、第三者照会が絡む場合は追加の確認期間を要することがあります。

国際的なプライバシー法制（参考）

FlatHomeHubは日本国内の事業者ですが、EU市民のデータ等に関する照会がある場合、国際的なプライバシー法制（例：GDPR）に準じた対応が必要となるケースがあります。以下は参考としての取扱い方針です。

個人情報に関するお問い合わせや監督機関への相談は当社の個人情報保護責任者宛にお願いします。実務上の事例に基づき、開示請求や訂正依頼に対しては受領からの所定手続きに従って対応します。所在地と連絡先は下記の「連絡先」欄をご参照ください。

マーケティングと通知

FlatHomeHubは、提供した同意に基づき、物件に関する情報、法的チェックの提案、セミナー案内などをメールや書面でお届けします。ケース別の取り扱いとして、事例A（購入前の権利調査案内）では書面通知、事例B（ローン手続きのフォロー）ではメールを中心に配信するなど、用途に応じた手段で連絡します。不要な場合は配信停止の手続きを行ってください。

マーケティング配信の停止は、FlatHomeHubのマイページ設定、またはウェブサイトの配信停止フォーム（https://FlatHomeHub.vip/配信停止）から行えます。配信停止が反映されるまでに数営業日を要することがあります。具体的なケースでのお手続き方法はお問い合わせください。

子どものプライバシー保護

FlatHomeHubは未成年者の個人情報を保護します。18歳未満の方から故意に個人情報を収集することを避ける方針で、もし未成年者の情報が保護者の同意なしに提供されたと判明した場合は、その情報を速やかに削除または保護者と協議のうえ適切に取り扱います。購入サポートの事例では、未成年の契約支援に関して保護者確認を行い、必要な同意取得の手順を実施します。

第三者リンクと外部サービス

当サイトには外部の不動産仲介会社、登記機関、経営機関などへのリンクが含まれていることがあります。これら第三者のサイトでのデータ取扱いは各社のプライバシーポリシーに従います。ケーススタディとして、登記情報照会サービスへリンクする場合、利用者が別途同意する仕組みを採用しています。

本プライバシーポリシーの変更

本ポリシーの変更は、実務運用や法改正に応じて行います。重要な変更がある場合はFlatHomeHubサイト上で告知し、重大な変更については登録メールアドレスへ通知します。事例：新たな法令対応が必要になった場合、改定案と適用時期を具体的なケースとともに説明します。

個人情報の取り扱いについて

定義